一、公司档案实行统一管理。档案的管理要做到规范、准确、及时、安全。办公室是公司档案的归口管理部门。

二、本规定所称档案是指公司及各部门日常工作中产生的相关文件、资料和对外（包括政府机构、企事业单位、个人）交流的书面文档、电子文档、传真、电子邮件、图书期刊、声像材料等。

三、办公室文员兼公司档案管理员，负责管理公司的全部档案。各项目部可设兼职档案管理员，负责管理各项目部的档案。

四、公司档案原则上均交由办公室负责保管。工作完成后，相关文件原稿由办公室归档，经办部门视实际需要留存复印件。如因业务特殊需要，原稿必须由经办部门保管的，应经总经理同意后妥为保存，办公室以复印件归档，并在备注中说明情况。

五、归档文件的检查

1.检查文件的正文及附件是否完整，如有短少，应及时追查归入。

2.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应及时补办。

六、归档文件的保存期限

文件保存期限除有关法规或公司规章规定者外，依下列规定办理：

1.永久保存：公司章程；股东名册；规章办法及公司条例；董事会及股东会记录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权证及其他债权凭证；工程设计图；其他经核定须永久保存的文书。

2.10年保存：预算、决算书类；会计凭证；项目计划资料；其他经核定须保存10年的文书。

3.5年保存：期满或解除之合约；其他经核定保存5年的文书。

4.1年保存：无长期保存必要者。

5.需销毁的文件经总经理批准后，由档案管理员负责销毁并派专人监销。

七、档案文件的调用

1.因工作原因，需要借阅或使用原件的，应填写《文件借还登记表》，经总经理审批后借阅或使用。借用完毕后应将原件交还档案管理员保存。

2.档案的借阅时间最长以一周为限，如有特殊情况欲延长调阅期限的，应按调阅程序重新办理。

3.调阅人员对于所调案卷，不得抽换毁损。

4.调阅档案限与经办业务有关者，如借阅与经办业务无关之档案，需经总经理同意。

八、声像档案管理：声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）、各种光电介质等及文字说明两部分组成。声像档案是本公司档案的组成部分，由办公室集中统一管理。

声像档案种类：

1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；

2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；

3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

4.涉及本公司权益的声像资料。

5.其他单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

6.其他具有保存价值的声像资料。

九、电子文档管理

公司所有的档案应尽可能制作成电子文档，电子文档与书面文档及其他形式的文档要分别保存。

十、本规定由综合办公室负责解释与修订。